Simplement numérisé Le courrier entrant est ouvert puis numérisé grâce à un scanner dédié ou un équipement déjà présent au sein de l’organisation. La seule contrainte pour ce matériel est de transmettre le fichier numérisé dans un répertoire partagé. La plupart des scanners peuvent envoyer les copies numérisées vers différents dossiers, il est possible de cette manière de pré-typer le courrier (facture, commande, quittance, réclamation...). Pour obtenir le meilleur retour sur investissement, nous conseillons que ce scanner prenne en charge le multifeuilles, le multi-copies, et éventuellement l’OCR ainsi que des fonctions LAD/RAD. Une interface standard permet de répondre à 90% des besoins en gestion de courrier. Cette interface est personnalisable. LES TYPES DE COURRIER, LES CHAMPS DE CARACTÉRISATION, ET LES BANNETTES SONT ILLIMITÉS ! Simplement traité L’utilisateur place le courrier dans une « bannette » de freedom postoffice. Cette bannette est affectée à un groupe, ce groupe est rattaché à un ou plusieurs destinataires. Ces destinataires peuvent c o m b i n e r le s é l é m e n t s suivants : une direction, une sous-direction, un service, un groupe de personnes (groupe projet par exemple), une personne, etc.. Chaque bannette peut déclencher un traitement particulier. Par exemple il est possible d’avoir une bannette « pour action » qui déclenche un processus de réponse avec un courrier type dans un délais de réponse fixé à 15 jours. Simplement typé Dans le but d’accélérer son traitement et sa recherche u l t é r i e u re , l’ a p p l i ca t i o n freedom postoffice vous demande de saisir par exemple : • la date de réception (automatiquement renseignée mais il est possible de la modifier manuellement) • l’objet • l’expéditeur (en relation avec l’annuaire d’entreprise) • le destinataire (en relation avec l’annuaire d’entreprise) • la priorité • avec ou sans AR • courrier interne ou non ... Pour toute demande de renseignement ou pour lancer un projet freedom postoffice, merci de contacter : Anakeen SAS 5 place de la République 75003 PARIS www.anakeen.com 01 75 43 66 10 > Ouvert aux applications existantes Tous les courriers ne seront pas des courriels ! > Indicateurs et rapports de supervision > Notifications par mail ou flux RSS > Compatible tous types de courriers Avantages • Accélérer la prise en compte du courrier • Accélérer la mise à disposition du courrier • Améliorer le suivi du courrier • Améliorer la qualité les réponses • Améliorer le délai de réponse • Améliorer l’accessibilité des courriers Nous avons conçu freedom ECM comme une solution complète et évolutive répondant aux nouvelles attentes en termes de traçabilité, conformité et gestion documentaire. Cette solution permet de réduire les flux papier et optimiser les cycles de validation. Cependant de nombreux documents restent au format papier pour des raisons pratiques, culturelles ou légales. Les courriers entrants, sortants et internes en font évidemment partie et c’est pour cela que nous avons mis au point une application de gestion des courriers basée sur freedom ECM. Cette application est modulable et paramétrable pour s’adapter à tout type de structure et tout mode de traitement. freedom postoffice prend en charge l’ensemble du process courrier en respectant les spécificités propres à chaque service. Il offre une interface de saisie, de consultation et de recherche homogène autour du document «courrier». Numérisation et océrisation du courrier > freedom postoffice permet de monitorer les critères de qualité que s’est fixés l’organisation en termes de traitement et de réponse. La dématérialisation offre également un avantage qui nous parait naturel aujourd’hui avec les courriels : l’accès à l’information en déplacement, depuis n’importe quel poste, depuis un site distant ou à partir d’une simple connexion internet. Distribution du courrier Suivi et traçabilité Réponse ou traitement Impression et mise sous plis CYCLE DES TRAITEMENTS DES COURRIERS AVEC FREEDOM POSTOFFICE > > > > Le nom de cette solution est freedom postoffice