Témoignage client L’AERES et son système d’évaluation Pour répondre à sa mission stratégique d’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur, l’AERES a retenu la solution de gestion de contenu freedom de l’éditeur Anakeen. Dans un environnement multiacteurs, cet outil structure, automatise le cycle de vie des évaluations, en restitue un reporting détaillé et donne accès à une base de connaissances vivante de plusieurs milliers d’experts. freedom structure, professionnalise et accélère la production de nos 2 000 évaluations annuelles via des workflows et des reportings temps réel détaillés. Benoît Labrousse, Responsable du service des Systèmes d’Information de l’AERES A utorité administrative indépendante, l’agence d’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (AERES) a été créée en 2006 afin de mettre en place une évaluation intégrée de l’enseignement supérieur et de la recherche. Retenue à l’issue d’un appel d’offres pour outiller la gestion du suivi des évaluations, la solution freedom de l’éditeur Anakeen conjuguait trois atouts décisifs : une réponse commerciale et technique de qualité, un tarif très attractif et un paramétrage simple de l’outil qui affranchissait l’agence de compétences de développement spécifiques. Un modèle d’évaluation complexe Ayant démontré son savoir-faire et les performances de sa solution, l’éditeur a été de nouveau choisi en avril 2008 au cours d’un nouvel appel d’offres, pour un projet complémentaire : la gestion et le suivi des 4 000 experts externes sur lesquels s’appuie l’agence. “Nous bénéficions d’un support très performant et Anakeen se démarquait aussi par une possibilité d’intégration de nos évolutions techniques et fonctionnelles auxquelles sa solution facilement paramétrable répondait parfaitement”, souligne Benoît Labrousse, Responsable du service des Systèmes d’Information de l’AERES. L’AERES s’appuie sur plus de 70 scientifiques couvrant l’ensemble des disciplines et sur un vivier de plusieurs milliers d’experts externes sollicités ponctuellement pour réaliser les évaluations. “Les 2 000 évaluations produites chaque année représentent plus de 20 000 documents manipulés à travers de multiples échanges et validations successives dans un environnement multiacteurs.” Une gestion documentaire collaborative automatisée Outre les volumes très importants d’informations à traiter, les évaluations s’effectuent à travers une gestion documentaire collaborative entre les structures évaluées, l’AERES et les experts externes. Véritable chef d’orchestre de ce processus complexe, le framework ECM (Enterprise Content Management) freedom de l’éditeur Anakeen structure et automatise le cycle de vie des évaluations via des workflows. “Les mécanismes de workflow spécifiques à chaque évaluation, l’attribution du rôle et des droits de chaque acteur appliqué au schéma et au timing de validation chronologique des documents, sont pré-paramétrés dans l’outil en quelques clics de souris.” Le couplage en cours de cette application avec la base de connaissances des 4 000 experts externes permet en outre d’évoluer vers une gestion totalement intégrée et automatisée des évaluations. Les évaluations débutent avec la recherche d’experts couvrant les différentes spécialités des laboratoires de recherche ou des diplômes concernés. “Au-delà de la BénéficES • Délais réduits et qualité accrue des évaluations. • Gestion documentaire collaborative automatisée entre les structures évaluées, l’AERES et les experts. • Base documentaire centralisée accessible via le web. • Suivi temps réel de l’avancement de l’ensemble des évaluations en cours. • Reporting détaillé via le moteur de requête multicritères. • Base de connaissances vivante et évolutive des 4 000 experts externes. • Documents de synthèse qui facilitent l’analyse et la validation des évaluations par les scientifiques de l’AERES. Témoignage client connaissance du réseau d’experts par le scientifiques de l’AERES, l’utilisation de requêtes multicritères mixant les domaines de compétence recherchés, l’expérience et les références permet d’obtenir les experts disponibles parmi les 4 000 référencés dans la base de connaissances.” Mise à jour périodiquement par les experts via le web, cette base contient l’historique de leurs missions effectuées pour l’agence. Dans le même temps, freedom permet de collecter les informations en provenance des structures évaluées et de les stocker dans la base documentaire. S’engage alors un processus structuré et automatisé. Les documents sont en premier lieu accessibles par les experts affectés à l’évaluation “via le web et la saisie de leur login personnel qui délimite leurs droits et périmètre de consultation.” Une fois réalisées, les évaluations sont mises en forme, complétées et validées par les équipes scientifiques de l’AERES. “Dès lors, les documents ne sont plus modifiables par les experts et freedom organise le travail collaboratif des scientifiques via un workflow qui automatise les validations successives des documents en fonction du rôle de chaque acteur, jusqu’à la validation finale du responsable projet.” Les résultats sont transmis ensuite aux établissements et organismes évalués qui apportent leurs observations éventuelles. “Le processus s’achève par la validation finale de l’agence et la mise à disposition des évaluations aux autorités publiques concernées.” Suivi et supervision temps réel de l’activité Les responsables projet et la direction disposent d’une panoplie complète d’outils de suivi des évaluations et de reporting. “Le moteur de requêtes multicritères autorise la création de tableaux de bord à la demande.” Quelques clics de souris suffisent en effet pour visualiser l’ensemble des projets en cours, leur avancement, et décliner les résultats par type d’évaluation, organisme, étape de validation, scientifique ou expert. freedom permet aussi d’obtenir un document de synthèse sur un sujet ou un aspect précis d’une évaluation. “Les documents sont indexés au moment de leur enregistrement.” La simple saisie d’un mot clé permet ainsi de consolider dynamiquement des données issues de multiples formulaires et de différentes étapes de validation des documents. Afin de mettre en place une évaluation intégrée de l’enseignement supérieur et de la recherche, l’AERES a choisi freedom de l’éditeur Anakeen. “La solution freedom permet de répondre au cahier des charges très exigeant en matière de délais, de qualité des expertises et de conformité du processus de validation des évaluations.” Délais réduits et qualité accrue des évaluations Moins d’un an après sa création, l’AERES a d’ores et déjà démontré son professionnalisme et la performance de son système d’évaluation intégré. Il s’agit maintenant de l’outiller. “La solution freedom de l’éditeur Anakeen permet de répondre au cahier des charges très exigeant en matière de délais, de qualité des expertises et de conformité du processus de validation des évaluations.” AVEc fREEDOM... Gardez vos applications, vos processus et vos méthodes : freedom sait les intégrer www.freedom-ecm.org À PROPOS DE l’AERES Créée par la loi de programme sur la recherche n°2006-450 du 18 avril 2006, l’agence d’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur est une autorité administrative indépendante. L’AERES réalise chaque année plus de 2 000 évaluations couvrant un large périmètre d’institution d’enseignement supérieur et de recherche – organismes de recherche, universités, laboratoires de recherche, formations, écoles doctorale, etc. L’agence regroupe environ 70 personnels administratifs, plus de 70 scientifiques et dispose d’un vivier de plusieurs milliers d’experts externes sollicités ponctuellement pour les évaluations. www.aeres-evaluation.fr AnAKEEn 5, place de la République 75003 Paris tél : 01 75 43 66 10 fax : 01 75 43 66 11 This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it www.anakeen.com Copyright Anakeen 2008. 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Témoignage client L’OVE décloisonne son organisation multisite pour accompagner ses usagers Afin d’accroître la qualité des prestations prodiguées à ses usagers, l’œuvre des villages d’enfants a choisi le framework ECM freedom. Désormais, les processus de gestion sont automatisés via des workflows ; les différents services interagissent via un référentiel unique et accèdent directement aux applications adaptées à leurs besoins métier et à une base documentaire centralisée. G roupe associatif médico-social créé en 1945, l’Œuvre des villages d’enfants (OVE) propose un large éventail de prestations aux jeunes enfants, adolescents et adultes porteurs de handicap ou en très grandes difficultés. Forte de 45 établissements dans la région Rhône-Alpes, l’OVE s’est dotée en 2007 du framework ECM (Enterprise Content Management) freedom de l’éditeur Anakeen pour répondre à la croissance rapide de son activité. Appropriation rapide et trésorerie préservée Basée sur des technologies open source, cette solution complète, ouverte et modulable révolutionne le modèle fonctionnel et organisationnel du groupe. Responsable du département Systèmes d’Information de l’OVE, Christian Viallon confirme : “Le référentiel unique décloisonne notre organisation multisite et garantit la cohérence temps réel de l’information. Les différentes familles d’utilisateurs accèdent directement à leurs outils métier et à une base documentaire centralisée, à partir de n’importe quel poste de travail du groupe. Enfin, les processus de gestion sont structurés et automatisés via des workflows.” Le choix de la solution freedom résulte d’une étude comparative détaillée. Après avoir écarté les logiciels propriétaires, à la fois coûteux et figés, Anakeen s’est imposé : “Outre un tarif attractif, la qualité de la relation humaine et la parfaite compréhension de nos besoins et de notre environnement technique ont joué un rôle déterminant dans notre décision.” L’autre avantage porte sur la modularité de la solution : “Les collaborateurs n’ont pas eu à subir de changement brutal de leurs habitudes de travail grâce au déploiement progressif de la quinzaine de modules, ce qui par ailleurs a permis d’étaler le règlement du projet.” L’OVE bénéficie en outre des avantages des technologies open source, valorisés par le support très performant de l’éditeur. “L’accès aux codes sources nous permet d’être autonomes dans les paramétrages et les évolutions fonctionnelles de l’outil pour lesquelles nous bénéficions du support et de l’expertise très pointues des consultants d’Anakeen.” Efficacité et productivité accrues La solution freedom professionnalise l’accès à l’information et facilite la mobilité via un login personnel qui délimite les droits et le périmètre applicatif de chaque collaborateur. “Ce login/mot de passe est très proche du système SSO (Single Sign One) leur “freedom améliore l’accompagnement des usagers en décloisonnant notre organisation multisite via un référentiel unique et des outils collaboratifs. La solution professionnalise l’accès aux applications métier et automatise les processus de gestion via des workflows.” Christian Viallon, Responsable du département Systèmes d’Information du groupe BénéfiCEs • Qualité de l’accompagnement des usagers • Synergie accrue des services et cohérence temps réel de l’information via le référentiel unique • Accès direct aux applications métier en fonction des droits et besoins de chaque collaborateur • Communication interne optimisée • Gestion collaborative et automatisée des processus métier • Utilisation d’un “langage commun” étendu à l’ensemble des documents, savoir-faire et pratiques du groupe Témoignage client permettant ainsi d’accéder directement aux applications métier adaptées à leurs besoins métier sur les 800 PC du groupe”, précise Christian Viallon. Autre innovation majeure de la solution : la bibliothèque de documents internes et officiels associés à ces outils métier. Grâce à elle, les éducateurs peuvent consulter les informations relatives aux usagers (emploi du temps, activités, coordonnées...). lls disposent également d’un outil de saisie des rapports stockés dans cette base centrale et consultables par les différents services. “Ainsi, les psychiatres accèdent au référent médical et au suivi des usagers ; les comptables aux procédures de la direction économique et financière ; le service ressources humaines aux textes de lois réglementaires, et chacune de ces familles d’utilisateurs dispose également de modules applicatifs spécifiques.” Gestion collaborative et automatisée des processus métier freedom offre une gestion collaborative et automatisée des processus métier et réglementaires qui régissent l’activité de l’OVE : budgets prévisionnels, rapports annuels de fonctionnement et dossiers CROSMS (Comité Régional de l’Organisation Sociale et MédicoSociale). “Ces processus jusqu’à présent basés sur une gestion semi-manuelle à la fois lente et contraignante embolisait l’activité des services tout en étant source d’erreurs”, se souvient le responsable informatique. Ils sont désormais structurés et automatisés via des workflows en fonction du rôle de chaque collaborateur et du timing de validation des documents. C’est notamment le cas pour l’élaboration des budgets prévisionnels dont la procédure de validation se décline en quatre étapes. Dans un premier temps, les 45 établissements élaborent leur budget provisoire via un workflow automatisé. Les documents sont ensuite transmis simultanément à la direction financière et au service ressources humaines, puis validés par la direction générale. Ils sont enfin envoyés à la DDASS (Direction départementale des affaires sanitaires et sociales). S’engage alors un échange contradictoire avec la direction de l’OVE à l’issue duquel le budget est adopté. Ce budget est formalisé par une archive réglementaire stockée dans la base documentaire de l’OVE. “Cette opération s’effectue dans les mêmes délais qu’à l’époque où nous disposions seulement de 18 établissements. Et la qualité est accrue ! Un écran de supervision permet en outre à la direction générale de suivre l’avancement des budgets en cours.” En optant pour la solution freedom d’Anakeen, l’OVE voit accroître la qualité de ses prestations d’éducation, de soins et de rééducation prodiguées à ses usagers. “Outre un tarif attractif, la qualité de la relation humaine et la parfaite compréhension de nos besoins et de notre environnement technique ont joué un rôle déterminant dans le choix d’Anakeen” Chaque collaborateur dispose enfin d’outils collaboratifs intégrés à la solution (agenda partagé, webmail...) qui améliorent la communication interne, l’efficacité et la productivité de l’OVE. “freedom hébergera prochainement une application de Knowledge Management. Celle-ci facilitera le transfert des connaissances vers les nouveaux collaborateurs et se répercutera sur la qualité de l’accompagnement des usagers. Le tout grâce à l’utilisation d’un ‘langage commun’ étendu à l’ensemble des documents, savoir-faire et pratiques de l’OVE.” AVEC fREEDOM... Gardez vos applications, vos processus et vos méthodes : freedom sait les intégrer www.freedom-ecm.org À pROpOs DE l’œuVRE DEs VillAGEs D’EnfAnts Le groupe associatif médico-social l’Œuvre des villages d’enfants a été créé en 1945 par un groupe d’instituteurs militants, syndicalistes et résistants soutenus et encouragés par les responsables politiques de l’époque pour apporter aide et soutien aux enfants victimes de la guerre et de l’occupation. L’OVE offre aujourd’hui un large éventail de prestations d’éducation, de soins et de rééducation destinés à de jeunes enfants, adolescents et adultes porteurs de handicap ou en très grandes difficultés. Le groupe est passé de 18 à 45 établissements durant les dix dernières années, comprend aujourd’hui 1 000 salariés, et accompagne plus de 2 500 usagers chaque année. www.ove.asso.fr AnAKEEn 5, place de la République 75003 Paris tél : 01 75 43 66 10 fax : 01 75 43 66 11 This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it www.anakeen.com Copyright Anakeen 2008. Tous droits réservés. Toutes les marques et logos, déposés ou non, sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Document non contractuel. Conception, rédaction réalisation : indexel - www.indexel.com