5 points essentiels à vérifier avant de s’équiper d’un logiciel QHSE / Système de Management

Qu’il soit suscité par un incident technique, un besoin de moderniser sa façon de travailler ou tout simplement une envie d’être plus réactif aux évolutions de l’entreprise, s’équiper d’un logiciel QHSE / Système de Management n’est pas une décision prise à la légère. De part son coût financier mais aussi l’importance qu’il occupera au sein du département qualité, le logiciel se doit de répondre à 100% aux attentes et aux usages de la société. Le processus de sélection d’un logiciel est parfois long et fastidieux mais il est surtout engageant auprès de nombreuses parties prenantes ! Parmi les nombreuses offres proposées sur le marché, comment choisir le bon logiciel ? Quels critères considérer en priorité ? Quelles erreurs ne faut-il pas commettre ? Voici 5 points à vérifier avant de s’équiper d’un logiciel QHSE/ Système de Management.

1- Ce n’est pas un simple outil, c’est un partenaire : le meilleure logiciel est celui qui est fait POUR vous !

En acquérant un logiciel pour votre métier, vous vous offrez d(un outil permettant d’identifier les priorités, les forces et les faiblesses de vos dispositifs et ainsi corriger rapidement les dysfonctionnements ou améliorer les résultats actuels. Or, un logiciel n’est efficace que s’il répond pleinement aux spécificités de l’entreprise. Selon votre taille, votre domaine de compétence et vos objectifs, vous ne rechercherez pas les mêmes fonctionnalités. Ainsi, le premier critère à vérifier est le suivant : ce logiciel dispose-t-il des fonctionnalités dont ma société a besoin ? Ce point peut paraître évident mais beaucoup de sociétés s’attachent à la technologie sans savoir si elle est pertinente au regard du fonctionnement du département qualité cible.

2- Logiciel QHSE : nouvel outil, nouvelles tâches ?

L’un des principaux atouts d’un logiciel QHSE, c’est de pouvoir procéder en quelques clics à des tâches qui auraient nécessité plusieurs heures de travail (tâches qui sont souvent mises de côté faute de temps). De ces tâches découlent pourtant des rapports et des analyses qui sont essentiels pour mesurer l’efficacité des dispositifs QHSE de l’entreprise. Lorsque l’on vérifie qu’un logiciel offre les fonctionnalités utiles à l’activité de la société, il est donc important de s’assurer qu’il pourra structurer l’information afin de fournir les indicateurs de performance nécessaires aux reporting. Le logiciel QHSE ne doit pas être considéré comme l’alternatif à une ressource humaine mais plutôt comme un accélérateur permettant d’effectuer plus rapidement et plus facilement des missions de grande importance. Ce système d’Information QSE sera particulièrement précieux dans le cadre des certifications ISO et dans l’amélioration de la satisfaction des clients. Un nouveau logiciel QHSE ne doit pas changer radicalement la manière de travailler et surtout il doit soulager les utilisateurs des tâches fastidieuses.

3- Investir dans un logiciel : oui ! Acheter du nouveau matériel : non !

L’achat d’un logiciel QHSE représente un investissement conséquent et il est donc impératif de vérifier que celui-ci fonctionnera avec le matériel dont dispose l’entreprise. Ce point est souvent délaissé puisqu’on sous-estime le rapport entre le bon fonctionnement du logiciel et le matériel informatique. De plus, il est important de contrôler que le logiciel choisi pourra être utilisé pleinement sur le type de matériel le plus utilisé par l’entreprise (postes PC, ordinateurs portables, tablettes). Cette vérification en amont permet de ne pas engendrer de frais supplémentaires et diminuer le Retour Sur Investissement.

4- Une sécurité sur-mesure pour vos données

Vos données sont votre bien le plus précieux et pour servir votre société, elles ne doivent pas tomber entre les mains du premier venu. De la même façon que le logiciel QHSE doit s’adapter aux besoins de votre département qualité, votre data doit être gardée avec l’assurance de la sureté. Quoi de plus pertinent alors qu’une solution sur-mesure ? En formulant dans les moindres détails les paramètres de sécurité de votre logiciel, vous garantissez la protection de vos données et la tranquillité d’esprit pour vos collaborateurs. Vos informations sont structurées, centralisées, et les fichiers dans un « coffre-fort » de votre logiciel QHSE. La sécurité n’est pas un luxe mais une nécessité !

5- Vos papiers s’il-vous-plait : le logiciel est-il conforme à la réglementation ?

Après s’être assuré que le logiciel répondra aux attentes de l’entreprise, il est nécessaire de vérifier qu’il vous permettra de répondre aussi aux dernières législations en vigueur. Les départements QHSE sont soumis à de nombreuses règlementations qui sont souvent amenées à être modifiées ou même complètement changées d’une année à l’autre. Ainsi, il est indispensable de constater que le logiciel choisi est conforme aux normes actuelles et futures. Dans ce dernier cas, c’est la souplesse d’évolution qui sera un critère déterminant. Les organismes de certification prennent en compte la conformité des mécanismes implémentés dans le logiciel utilisé pour effectuer les constats liés aux éléments de preuve et de traçabilité. Quel soulagement d’avoir choisi un logiciel qui peut dire : « qui à fait quoi, quand et avec quelle information en sa possession » !

En définitive, avant de vouloir équiper son entreprise d’un logiciel QHSE ou d’un Système de Management Intégré, il faut avant tout définir précisément ses besoins et ses objectifs. Que l’outillage technique soit un logiciel sur étagère ou un système sur-mesure ne devrait pas être au cœur de vos préoccupations. Ce qui compte véritablement ? Trouver l’éditeur de logiciel qui deviendra votre partenaire capable de relever le défi qu’on lui propose :

  • Obtenir l’adhésion des futurs utilisateurs ?

  • Améliorer le service aux clients ?

  • Raccourcir le délai de traitement d’une non-conformité ?

  • Accélérer la remise des rapports d’audits internes ?

  • Fiabiliser les workflow des plans d’actions ?

  • Aller au délà de la traçabilité pour atteindre l’excellence ?

Peu importe le moteur, pourvu qu’il vous mène à bonne destination !

Exemple de l’AFNOR qui a créé sur mesure une application de gestion des audits :

Témoignage Vidéo d’AFNOR