Transformation digitale, numérisation, dématérialisation ? De quoi parle-t-on ?
On entend souvent tout et son contraire à propos de la numérisation. De nombreux amalgames sont commis et il serait difficile d’en vouloir à ceux qui ne sont pas des spécialistes du domaine tant ce mot valise est employé dans de nombreux contextes par les professionnels du secteur. En plus de de vous donner quelques éléments pour éviter les confusions entre numérisation, dématérialisation et digitalisation, cet article abordera l’aspect pratique et opérationnel de la numérisation dans le cadre de la transformation digitale des organisations. Notamment, la numérisation est-elle la solution providentielle souvent présentée pour mener une transformation digitale réussie ?
Numérisation vs dématérialisation vs digitalisation
La numérisation, mais aussi la dématérialisation et la digitalisation sont des termes qui reviennent fréquemment. Plus encore, ces concepts étaient présentés comme l’avenir des modes de travail qui basculeront progressivement la société vers le “zéro-papier”. Aujourd’hui, il est devenu certain que l’avenir est hybride et que le papier ne disparaîtra pas. Mais qu’en est-il dans le monde de l’entreprise ? Quelle est la différence entre numérisation, dématérialisation et digitalisation ?
La numérisation : définition
De façon sommaire, la numérisation consiste à prendre un document papier et à le transformer en une image numérique (souvent sous la forme d’un fichier au format JPEG/TIFF ou PDF).
La numérisation des documents est souvent une première phase importante pour les organisations qui cherchent à mener leur transformation digitale. La numérisation permet aussi de conserver les enregistrements ou les contenus de manière sécurisée en tant qu’archive électronique. La numérisation réduit considérablement les coûts de distribution, d’impression et de stockage. Beaucoup d’avantages en somme !
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Des avantages encore d’actualité ?
Dès les années 2000, les usages de la numérisation ont été étudiés par des scientifiques et analysés par des journalistes. L’écrit électronique étant reconnu par le droit européen depuis 1999, cette directive européenne a ouvert un large éventail d’usages possibles pour les entreprises. Dans une étude menée par FAYE Emiliane en 2004, l’auteure liste déjà quelques inconvénients liés à la numérisation des documents en entreprise :
- L’infrastructure est assez coûteuse et lourde à mettre en place et nécessite du personnel spécialisé pour fonctionner et être maintenue.
- Cette opération de numérisation est longue à mettre en place et nécessite de mobiliser des ressources importantes pour cet usage là uniquement.
Si aujourd’hui certains arguments comme le cadre légal ne sont plus d’actualité, des contraintes subsistent encore actuellement :
- Selon les documents numérisés, un espace de stockage (sous forme de baies de disques durs ou SAN ou NAS) important peut-être nécessaire.
- La numérisation n’est pas un outil de préservation infaillible des documents. Si une inondation survient dans la salle des serveurs et sans système de sauvegarde additionnel, les données numérisées seront perdues. La numérisation rend même plus vulnérable les documents si la sécurité sur le réseau n’est pas assurée correctement.
- En fonction du niveau de précision exigé pour numériser les documents, certains outils de numérisation ne sont pas en adéquation avec les attendus professionnels. Ainsi, il est difficile de numériser des illustrations sans perte de qualité avec du matériel de bureau classique par exemple.
- La numérisation n’est pas forcément adaptée aux petites structures en raison d’un coût élevé des infrastructures et du personnel nécessaire à la maintenance.
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