BPM : notre vision globale des workflows collaboratifs et documentaires pour mieux organiser le travail

Le Business Process Management (BPM) vise à avoir une vue d’ensemble des processus métier et des interactions entre les collaborateurs afin de les automatiser. Ces workflows collaboratifs sont bien plus qu’une suite de tâches à modéliser. Ils sont le point de départ d’une fluidification des échanges et ainsi d’une meilleure efficacité collective au sein de l’organisation.

En effet, seule une automatisation intelligente peut être réellement créatrice de valeur pour l’organisation et il faut pour cela s’intéresser avant tout à la donnée manipulée par les workflows collaboratifs. Bien souvent, les outils de BPM se concentrent sur le paramétrage des processus et traitent séparément les données alors que les deux sont étroitement liés : la donnée pilote et impacte le processus, mais au même moment le processus consomme, modifie ou produit de la donnée.

Pour répondre à cet enjeu d’automatisation intelligente, notre plateforme de développement permet d’avoir une approche globale de vos processus métier et de vos données.

BPM : notre philosophie de développement des workflows collaboratifs

Nous sommes en effet convaincus que le BPM et la GED ne font qu’un et ne peuvent plus être dissociés. Quand on s’intéresse à la modélisation des processus métier, on voit très vite la nature des informations manipulées et quels sont les acteurs, internes ou externes à l’organisation, qui la créent, la modifient et la consomment. Lorsque ces processus sont modélisés indépendamment de la gestion documentaire, on s’expose au risque d’une perte de cohérence et d’efficacité. Pour améliorer et automatiser les workflows collaboratifs, il faut donc en avoir une vision globale intégrant les enjeux métiers, les interactions entre les rôles et profils des personnes et les données.

Cette approche globale doit également impliquer dès le départ toutes les parties prenantes, y compris extérieures à l’organisation : les clients, fournisseurs et partenaires font également partie du processus de création de l’information. Pour réussir un projet de transformation numérique aujourd’hui, il faut l’appréhender dans une logique d’entreprise étendue afin que les workflows collaboratifs intègrent les organisations extérieures et des applications d’entreprise externes qui viendront contrôler, consommer et enrichir la donnée dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité.

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L’automatisation des processus
doit viser la bonne organisation
du travail

L’automatisation intelligente des workflows collaboratifs permet de déclencher des traitements tels que la vérification de délais, le remplissage automatique de données à partir d’autres saisies, la conception d’un rapport ou d’un document, l’envoi d’alertes lorsqu’une étape d’un processus est terminée, etc. Elle se base pour cela sur le contrôle des informations saisies et la validation des documents, l’utilisateur est accompagné tout au long de chaque processus afin de s’assurer que chaque information est cohérente et suffisante pour passer à l’étape suivante.

L’automatisation doit avant tout permettre de mieux coordonner le travail des collaborateurs. Dans beaucoup de secteurs d’activité, les dossiers ou les projets peuvent réunir un nombre important d’intervenants qui doivent renseigner la donnée. Une même donnée peut, selon le cycle de vie de l’information, être saisie, modifiée par différentes personnes. Chaque intervenant doit alors être alerté et son accès à l’application métier automatiquement créé pour pouvoir intervenir dans le processus au moment opportun. La bonne organisation du travail doit faire en sorte que les utilisateurs ne se demandent pas ce qu’ils doivent faire, l’application métier doit les guider pour faciliter la coordination efficace de tous les intervenants.

La modélisation des processus
doit avant tout être calquée
sur la réalité

anakeen platform GEB et BPM

Enfin, pour que l’automatisation intelligente fonctionne durablement, elle doit s’adapter parfaitement à la réalité terrain et pouvoir facilement évoluer selon les changements liés à la structure ou l’activité.

L’application métier créée doit donc à la fois simplifier le travail des utilisateurs et rester suffisamment simple pour pouvoir prendre en compte facilement de nouveaux besoins. Si l’on rajoute une nouvelle donnée dans la structure d’un document, elle aura forcément un usage lié à un processus qui devra la mettre à jour ou l’utiliser pour effectuer un contrôle particulier par exemple. Notre plateforme apporte une dimension innovante sur ce point puisque ce sont les données qui portent directement l’intelligence applicative permettant d’automatiser les workflows collaboratifs et d’appliquer la gestion des droits d’accès et les niveaux de confidentialité nécessaires.

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