Business Process
Automation : l’automatisation des processus métier selon le cycle de vie des données

Sur la base des Smart Structures qui portent l’intelligence applicative, le moteur d’automatisation des processus métier permet ensuite d’accélérer et de sécuriser les workflows collaboratifs pour que les utilisateurs se concentrent sur leur cœur de métier. La composante Business Process Automation gère ainsi le cycle de vie des documents, la gestion des tâches et l’automatisation des traitements pour mettre à disposition la bonne information à la bonne personne au bon moment.

Une fois l’application métier créée, les flux de données sont totalement intégrés et pilotés pour un traitement plus efficace des processus, et la structuration de l’information permet de constituer une véritable base de connaissance collaborative visant à améliorer l’efficacité collective au sein de l’organisation.

Notre plateforme constitue ainsi le socle idéal pour développer des applications métier qui gèrent efficacement des données vivantes au sein de processus métiers dynamiques.

Les principales fonctionnalités Business Process Automation

Les principales fonctionnalités
Business Process Automation

Plateforme Anakeen : le cycle de vie des workflows collaboratifs

Le cycle de vie des workflows collaboratifs

La première force de notre plateforme est d’offrir une intégration complète entre les flux de données et les processus liés via le moteur d’automatisation des workflows collaboratifs.

Pour cela, la programmation du cycle de vie du workflow permet de décomposer les processus métier et documentaires en différentes étapes. Pour chaque étape, il est possible de déterminer la liste des étapes suivantes possibles, d’indiquer l’action à exécuter permettant de valider que le changement d’état est possible et d’indiquer l’action à exécuter ensuite. Les données peuvent être fortement contrôlées, contraintes à chaque étape ou lors de changement d’état.

La modélisation des processus métier et des documents associés permet ainsi d’automatiser les tâches réalisées par les utilisateurs finaux de l’application et de respecter le cycle de vie de l’information dans son ensemble, et pas uniquement le cycle de vie de chaque document.

La fonction de traçabilité permet de conserver un historique de toute action ou modification effectuée. Les fonctions de reporting permettent ensuite de créer des tableaux de bord, présentant les données en temps réel, ce qui donne une meilleure capacité à superviser l’avancement.

Plateforme Anakeen : le paramétrage des workflows collaboratifs

Le paramétrage des workflows

Le paramétrage des workflows se fait en étant totalement calqué sur la réalité des processus terrain. Le cycle de vie étant constitué à partir de données et de comportements définis dans les Smart Structures puis repris par les Smart Elements. La sécurité et les niveaux de confidentialité sont automatiquement interprétés et des permissions supplémentaires spécifiques peuvent être associés aux workflows.

Par exemple, lorsqu’un utilisateur créé une nouvelle donnée, le Smart Element va exécuter un contrôle puis déclencher le workflow sollicitant la bonne personne pour la vérification, qui peut l’accepter ou demander des modifications, avant de la diffuser à d’autres utilisateurs tout en modifiant continuellement les attributs de la donnée. Cette modélisation des différentes étapes du workflow peut être représentée graphiquement :

Plateforme Anakeen : le paramétrage des workflows collaboratifs

Plateforme Anakeen : la gestion des déclencheurs et des alertes

La gestion des déclencheurs et des alertes

Enfin, pour faciliter les développements, notre plateforme permet de paramétrer facilement des minuteurs (timers) visant à déclencher des tâches selon des périodes de temps prédéfinies. Un Smart Element peut porter plusieurs minuteurs. Un minuteur effectue une séquence de tâches prédéfinies (par exemple l’envoi de mail à partir de modèles personnalisés, un changement d’état, etc.) ou l’exécution d’une fonction métier spécifique à votre activité.

Les dates dans les minuteurs peuvent être statiques ou liées à des valeurs du Smart Element associé. Cela permet par exemple de répondre facilement à des exigences de la forme : le délai de validation par défaut est de 15 jours, l’édition des documents validés se fait le 20 du mois, envoyer un mail de relance 5 jours avant la date butoir et si à la date butoir le Smart Element n’est pas validé, le passer automatiquement dans l’état Non validé.

La mise en œuvre de l’automatisation des processus métier

Pour réussir la mise en œuvre un business process automation, il est essentiel de suivre certaines bonnes pratiques. Cela inclut l’identification des processus à automatiser, la définition d’objectifs clairs, la sélection des outils appropriés, la formation des collaborateurs et la surveillance continue des processus automatisés. Une approche structurée garantit que l’automatisation est alignée avec les objectifs de l’entreprise et apporte une réelle valeur ajoutée.

Il est également essentiel de constituer une équipe solide dotée de diverses compétences, notamment en expertise technique, gestion de projet et sens des affaires. Impliquer des parties prenantes techniques et non techniques facilite l’adoption de l’automatisation et assure une transition en douceur vers les nouveaux processus automatisés.

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