Comment une plateforme de développement Low Code permet-elle de dématérialiser rapidement un rapport d’évaluation ?
Les enjeux
A l’heure de la transformation numérique, les entreprises ont besoin de créer plus rapidement des applications métier selon leurs besoins. C’est là tout l’enjeu d’une plateforme de développement Low Code.
Aujourd’hui, une grande majorité des entreprises a initié des démarches pour digitaliser leurs processus métier. Il semblerait que les directions générales restent à l’initiative de ces projets structurants et sont naturellement très impliquées dans le suivi de leur mise en œuvre.
Mais concrètement, comment un processus métier et les documents associés et donc les données ad-hoc peuvent-ils être digitalisés ? Certains penseront aux smartphones ou aux tablettes et ils auront raison. Quoiqu’il en soit, il faudra passer par une application métier souvent accessible en mode web.
Comment faire alors pour construire cette application de manière robuste et qui puisse suivre en même temps les évolutions de l’organisation, et ce très rapidement ?
Dématérialisation vs numérisation
La numérisation des données est un des enjeux clés. Mais scanner un document papier (numérisation) ne suffit pas. Il faut pouvoir le saisir, extraire chacune des données qu’il contient pour manipuler aisément les informations et qu’elles soient utiles au bon moment. Les plateformes Low-Code aident pour cela à mieux structurer les données et donc à mieux les valoriser :
Par où commencer ?
Les processus sont la colonne vertébrale d’une entreprise, notamment les workflows collaboratifs, qui sont à l’origine des activités vecteur de richesse de l’organisation. Ils sont donc souvent la priorité d’un projet de dématérialisation. Les organisations, qu’elles soient du secteur privé ou public, ont tout à gagner à digitaliser leurs processus cœur de métier et les documents associés.
Les bénéfices de la dématérialisation
1.Plus grande productivité
Avec la dématérialisation, la productivité des utilisateurs s’accroît. L’automatisation de tâches répétitives permet de limiter les erreurs, éviter les doublons et raccourcir les délais d’exécution. Les différentes règles métier, les vérifications de données ou encore la collaboration de plusieurs utilisateurs sur un même rapport sont automatisées.
2.Amélioration des processus
Lorsqu’on dématérialise un processus, on est obligé de le décortiquer et de l’expliciter. Ce faisant, on prend le recul nécessaire et on en profite pour améliorer ce qui était considéré comme un acquis. Par la suite, comme l’ensemble des étapes et des informations sont structurées, il est plus aisé d’identifier des goulots d’étranglement et d’y remédier.
3.Meilleure collaboration
La possibilité de travailler en simultané sur un document dématérialisé permet aux utilisateurs d’avoir une vision globale des avancées de chacun et de pouvoir travailler de concert avec toutes les parties prenantes. Il n’est pas rare au cours d’un projet de création, de découvrir les activités précédentes et suivantes de sa propre activité.
4.Adhésion des utilisateurs
Il est important d’avoir un outil simple, moderne et intégré pour que les utilisateurs se l’approprient. Avec une interface adaptée à leurs besoins, les recherches des utilisateurs sont optimisées, les doubles saisies sont évitées et le nombre d’erreurs est diminué. L’automatisation de tâches à faible valeur ajoutée permet un gain de temps.
5.Culture de progrès
L’interface graphique et l’User Experience se doivent de refléter la démarche de modernité qui a conduit à la création de l’application. L’entreprise sera alors perçue comme moderne, allant de l’avant pour améliorer l’ensemble de ses processus et incluant ses collaborateurs autour d’un projet porteur. La marque employeur sera alors renforcée.
Cas concret : le projet e-folio du COFRAC
L’enjeu rencontré par le Cofrac dans la digitalisation de ses processus a été de créer un outil pour dématérialiser rapidement tous ses rapports d’évaluation afin de faciliter les échanges entre évaluateurs, organismes certificateurs et le Cofrac.
1.La dématérialisation de la préparation des évaluations
2.La saisie facilitée des rapports par les évaluateurs
3.La mise en forme et la diffusion facilitées de ces rapports
L’application e-folio fonctionne en mode déconnecté afin de faciliter la saisie des rapports pour les évaluateurs n’ayant pas nécessairement de couverture réseau. Son mode collaboratif permet aussi à plusieurs évaluateurs de saisir des rapports, de déposer des documents, etc. de façon simultanée. Les contributions sont assemblées dans e-folio et le rapport est automatiquement généré.
QU’A APPORTÉ LE LOW-CODE AU PROJET E-FOLIO ?
Grâce à des délais de développement raccourcis, un POC (Proof of Concept) a pu être réalisé en quelques jours et présenté lors d’un workshop DSI/Métiers. Les utilisateurs ont ainsi eu plus de facilité pour se projeter.
Le cœur de cette démarche est de créer des applications qui collent au plus près aux besoins métier. Dans cette optique, il est nécessaire de travailler de façon transverse entre DSI et décideurs métier : une co-création ultra agile entre les deux parties du projet.
👉 Pour aller plus loin, consultez notre article Quels sont les points de vigilance dans les approches Low Code et No Code ?
