GED : notre vision globale de la gestion documentaire et du cycle de vie de l’information

Dès l’origine d’Anakeen, nous avons compris l’importance que les informations soient parfaitement structurées pour réussir les projets de transformation numérique. La vision de la GED (Gestion Électronique de Documents) ne doit pas être restreinte à la numérisation de documents papiers vers des formats bureautiques. En effet, cette approche ne permet pas d‘outiller l’exploitation et la consolidation des données. On fait alors face à un risque important de perte de connaissances opérationnelles dans le cadre de la mobilité des collaborateurs.

Pour améliorer durablement l’efficacité collective au sein de l’organisation, tous les documents doivent être vus comme des éléments intelligents : les données structurées permettent de collaborer efficacement autour de toutes les informations manipulées par votre organisation sans les contraintes de formats et de présentation. Cela a toujours été le facteur clé de succès d’une dématérialisation réussie et cela conditionne également l’efficacité des workflows collaboratifs qui impactent les processus documentaires.

Notre plateforme de développement permet d’avoir une approche globale de vos processus métier et de vos données au sein d’un environnement de type security by designprivacy by design et user-centric by design.

GED : notre philosophie de développement pour la gestion documentaire

Le succès d’un projet de dématérialisation repose sur la structuration des données exploitées au sein d’applications métier conçues sur mesure, et non pas en se contentant de transformer des supports physiques en fichiers Word, Excel ou PDF. Tous les documents doivent être constitués dynamiquement à partir de données structurées, et les fichiers Word, Excel ou PDF ne sont que des formats d’export générés par les utilisateurs à partir des données de l’application.

Notre approche globale de la gestion du cycle de vie documentaire vise donc à identifier et structurer les informations pour ensuite les organiser en documents et les exploiter au travers de requêtes et rapports.

Ces structures d’informations que nous appelons « Smart Structures » portent ainsi le comportement métier de l’application développée et la sécurité associée. Cela permet aux utilisateurs de manipuler la donnée avec facilité, et uniquement lorsque c’est nécessaire. D’autre part, la gestion des droits d’accès et les niveaux de confidentialité sont automatiquement appliqués pour garantir votre sécurité.

anakeen platform GED et BPM

Les avantages de la structuration détaillée et intelligente des documents

La structuration des documents facilite toutes les évolutions ultérieures. Les mises à jour du modèle de données sont automatiquement reflétées dans l’application métier créée et cela facilite sa maintenance.

La différence fondamentale avec une solution de GED classique où les documents sont rangés selon une nomenclature définie à laquelle on associe ensuite des droits d’accès, est que les documents créés via les applications métier conçues avec notre plateforme portent eux-mêmes l’ensemble des propriétés nécessaires et leurs règles de gestion, y compris pour les droits d’accès.

Chaque information qualifiée peut faire l’objet d’une analyse et de requêtes par les utilisateurs qui disposent ainsi d’indicateurs complets et pertinents pour prendre de meilleures décisions.

GED, gestion documentaire Anakeen

Le cycle de vie de l’information dans la gestion électronique des documents

Enfin, réussir la dématérialisation de sa gestion documentaire exige de prendre conscience que l’information est toujours vivante et que son cycle de vie est étroitement lié aux workflows collaboratifs. Les documents sont construits par les interventions successives de multiples acteurs, et continuent à évoluer. Des informations séparées peuvent même s’assembler et deux documents peuvent être liés pour former une nouvelle représentation de l’information. Les utilisateurs n’ont pas à se soucier de la mise en forme, de savoir si le document est imprimable ou consultable à l’écran, l’application métier conçue avec notre plateforme génère automatiquement les représentations de l’information en fonction de l’avancement dans ses étapes de construction, et des besoins de diffusion.

Notre plateforme intègre également une traçabilité totale et une historisation de l’intégralité des modifications des données. Cela permet de conserver tous les liens entre les informations dans la durée, de naviguer simplement entre les documents et toutes les données associées et d’accéder si besoin à un versioning complet des documents. Un utilisateur disposant des droits appropriés peut comparer plusieurs versions d’un document et auditer les modifications.

dématerialisation de ses processus documentaires

Découvrez comment notre plateforme peut structurer votre gestion documentaire

contact-cta-anakeen