Processus documentaire : de la digitalisation à l’optimisation, quelles bonnes pratiques ?
La gestion des processus documentaires est souvent déterminée par de nombreuses règles en vigueur au sein de l’organisation, d’autant plus s’il y a un volume important de documents et d’informations ou si certains rapports ont une dimension légale liée à la conformité par exemple. Ces documents sont alors associés à des exigences élevées en termes de formalisme mais aussi de partage entre les différentes parties prenantes. C’est pourquoi de nombreuses organisations ont engagé très tôt des démarches de dématérialisation consistant à numériser ces documents pour en faciliter la gestion et le partage.
On parlait ainsi de numérisation ou de digitalisation des processus documentaires mais la vision était souvent raccourcie à des questions de choix de logiciels de GED ou d’archivage, parfois avec des exigences de stockage dans le Cloud, alors qu’il y avait pourtant bien d’autres enjeux derrière. L’accélération très forte de la transformation numérique que nous vivons actuellement a peut-être sonné le glas pour ce type de choix, voyons pourquoi…
Une vision historique de la digitalisation du processus documentaire trop restreinte
En se focalisant sur les opérations courantes de manipulation des documents, depuis leur conception jusqu’à leur diffusion, les organisations ont tendance à digitaliser leurs processus documentaires en se concentrant sur les nombreuses tâches manuelles et chronophages de tri, remise en forme, classement et stockage des documents bureautiques afin de supprimer les pertes de productivité dans les équipes.
Elle se sont ainsi engagées dans une « semi-digitalisation » promue par les logiciels de GED qui visait à travailler en 3 étapes :
- La numérisation des documents : après avoir inventorié l’ensemble de leurs documents, les organisations se concentrent sur la structuration du stockage, l’indexation dans des bases documentaires, leur sauvegarde et même l’archivage. Elles se focalisent alors sur le document comme entité numérique, occultant ainsi l’évolution naturelle de la donnée.
- La gestion des documents numérisés : c’est souvent lors de cette étape que les premiers manques apparaissent et les éditeurs de logiciels de GED suggèrent alors d’utiliser en complément des logiciels de BPM pour qu’ils intègrent les documents numérisés dans les processus collaboratifs de l’organisation. Mais c’est une vision qui reste limitée car GED et BPM ne font qu’un en réalité.
- L’archivage des documents : cette dernière étape fige généralement le document – si ce n’était déjà fait lors des étapes précédentes – dans un SAE (Système d’Archivage Electronique) pour conserver le document sans qu’il puisse être modifié afin de préserver la dimension conformité.
Cependant, les documents nécessitent de plus en plus de partages et de suivi des modifications, aussi bien en interne qu’avec les partenaires, et cette manière de gérer les processus documentaires n’était pas suffisamment collaborative. Les organisations ont alors parfois succombé aux mirages des Drives de stockage de fichiers dans le Cloud…
Les mirages de l’optimisation liée au stockage de fichiers dans le Cloud
Parmi les pistes d’optimisation possible de la gestion du processus documentaire, améliorer le travail collaboratif à plusieurs sur le même document est évidemment très intéressant. D’autant plus dans le contexte actuel où les outils numériques se généralisent sur fond de télétravail : on multiplie les échanges et les canaux de diffusion, et l’on a besoin de faciliter au maximum l’accès aux documents.
Les entreprises sont alors passées aux Drives de stockage dans le Cloud, mais le bilan est malheureusement loin des espérances initiales ! Certes, le stockage des fichiers bureautiques dans le Cloud facilite leur sauvegarde et les partages, voire le travail simultané à plusieurs dans un même fichier, mais si l’on résout ainsi une partie des enjeux liés au travail collaboratif, on s’éloigne encore plus d’autres enjeux pourtant vitaux tels que :
- La sécurité et notamment les risques de fuite de données,
- L’efficacité collective au sein de l’organisation car les fichiers sont souvent dupliqués et multipliés sans raison valable,
- La visibilité et le pilotage puisqu’il est quasiment impossible de savoir où l’on en est et si le dossier avance.
Entre une GED trop étriquée et un stockage de fichiers dans le Cloud trop débridé, il est illusoire de croire que ces solutions conduiront à une véritable optimisation des processus documentaires.
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Notre conseil pour digitaliser vos processus documentaire : privilégier une approche centrée sur la structuration des données et leur cycle de vie
Si l’on revient aux fondements du processus documentaire, on s’aperçoit aujourd’hui que le raisonnement sur le document en tant qu’entité numérique éloigne trop souvent les organisations des vrais enjeux de leur dématérialisation et complexifie l’atteinte des objectifs d’efficacité collective, de simplification du travail des collaborateurs et de sécurité des données. La gestion des données uniquement sous forme de documents limite de facto tous les gains permis par la digitalisation. Il faut donc voir au-delà du document et surtout des fichiers pour s’intéresser davantage à la donnée elle-même, à la fois sur sa structuration et son cycle de vie.
La structuration des données permet d’isoler certaines informations clés contenues à l’intérieur du document et de conditionner des traitements, des workflows collaboratifs, des cycles d’approbation et de diffusion selon leur évolution tout au long du processus documentaire. Les documents sont alors conçus automatiquement en fonction de cette évolution et les utilisateurs n’ont pas à se soucier de la mise en forme, il accèdent simplement à l’information au sein d’une application métier parfaitement adaptée et peuvent voir l’avancement du processus et donc de la construction du document final.
C’est seulement sous ces conditions que l’on pourra réellement digitaliser et optimiser les processus documentaire de l’organisation ! C’est pourquoi nous avons intégré la gestion du cycle de vie de l’information au cœur de notre philosophie de développement. Pour simplifier, une GED classique revient à gérer beaucoup de fichiers avec quelques métadonnées autour pour organiser le chaos documentaire, alors qu’une GED gérée par une application métier crée avec la plateforme AP4 ou avec la plateforme No Code easyAP4 c’est avant tout de nombreuses métadonnées riches avec uniquement les fichiers réellement utiles. Discutez-en avec nos experts et libérez-vous l’esprit en changeant de regard sur votre processus documentaire.
FAQ – Questions fréquentes
Bien que les Drives facilitent le partage et le télétravail, l’article souligne qu’ils ne constituent pas une solution complète d’optimisation. Ils engendrent souvent de nouveaux problèmes critiques : des risques accrus de fuite de données (sécurité), une baisse de l’efficacité collective due à la duplication inutile des fichiers, et une impossibilité de piloter l’activité car on ne sait pas si un dossier avance réellement.
La GED (Gestion Électronique de Documents) traditionnelle se focalise souvent sur le document en tant qu’entité numérique statique (numérisation, indexation, archivage), ce qui fige la donnée. À l’inverse, une véritable digitalisation doit s’intéresser au cycle de vie de la donnée elle-même. Contrairement à une GED qui gère « le chaos documentaire » avec des métadonnées, l’approche préconisée ici gère des métadonnées riches pour ne produire que les fichiers réellement utiles.
Au lieu de manipuler des documents bureautiques manuellement, l’approche recommandée consiste à structurer les informations clés dès le départ. Cela permet de conditionner les workflows et les validations en fonction de l’évolution de ces données. Le document final n’est alors plus une contrainte de mise en forme pour l’utilisateur, mais il est « composé automatiquement » par le système avec le bon formalisme, au moment où l’utilisateur en a besoin.
