APPLICATION MÉTIER
DE CENTRALISATION DES
PROCESSUS DE SUIVI DES ÉVALUATIONS
ET DE GESTION DU PERSONNEL
À Propos de l’Hcéres
L’organisme d’évaluation
de l’enseignement supérieur
Autorité administrative indépendante, le Hcéres (anciennement AERES) est chargé de l’évaluation des établissements d’enseignement supérieur, des organismes de recherche, des unités de recherche sous contrat avec l’Etat, ainsi que des formations et des diplômes d’enseignement supérieur.
L’agence s’appuie sur plus de 108 scientifiques couvrant l’ensemble des disciplines, et sur un vivier de plusieurs milliers d’experts externes sollicités ponctuellement pour réaliser les évaluations.
Chaque année, ce sont 2 000 rapports d’évaluation qui sont produits par l’organisme. Plus de 50 établissements d’enseignement supérieur, 500 unités de recherche et structures fédératives ainsi que 1 300 formations environ sont évalués par les experts de l’Hcéres.
1. L’enjeu
Centraliser le processus d’évaluation
Afin d’optimiser la génération des rapports d’évaluation, le Hcéres a entrepris une démarche de centralisation du processus depuis la saisie des éléments par les évaluateurs jusqu’à la publication des résultats, en passant par la gestion du personnel évaluateur. L’enjeu etait de faciliter les échanges d’informations des parties prenantes autour de cette activité et de générer plus rapidement les conclusions des évaluateurs au bénéfice des établissements, de leurs publics et de l’Hcéres.
2. La solution
Plusieurs applications métier
sur une seule plateforme
Une première application permettant de constituer un Vivier des Experts a été réalisée. L’objectif est de structurer les CV, dont le Hcéres a l’obligation de les publier après le recrutement, et de faciliter la recherche de compétences spécifiques en vue d’une évaluation.
Une autre application permet de faire collaborer l’Hcéres et les experts externes. Ainsi, l’ensemble des processus métier concernés sont alignés pour mener de façon optimale les évaluations.
Véritable chef d’orchestre de ce processus complexe, Anakeen Platform a permis de développer une structuration des documents et une automatisation du cycle de vie des évaluations via des workflows.
L’attribution du rôle et des droits de chaque acteur appliqué aux étapes de validation des documents sont pré-paramétrés dans l’outil. Dès la validation du dernier élément nécessaire au rapport, ce dernier est clôturé, mis en forme par l’application et est publié automatiquement sur le site de l’Hcéres.
3. Les résultats
Un meilleur suivi du processus
d’évaluation et du personnel
Les évaluateurs disposent d’un outil efficace pour mener leur travail d’évaluation. La matrice de droits et le workflow permettent d’attribuer les tâches à effectuer et de gagner du temps sur la production de leur rapport d’évaluation.
Les responsables projet et la direction disposent désormais d’une panoplie complète d’outils de suivi des évaluations et de reporting. Le moteur de requêtes multicritères autorise la création de tableaux de bord à la demande, fournissant ainsi des indicateurs sur-mesure.
