Gestion documentaire GED et processus métier BPM : je t’aime, moi non plus ?

Quels que soient les éléments déclencheurs d’un projet de transformation numérique et les objectifs à atteindre, les équipes métiers et IT en arrivent très rapidement à discuter des impacts sur les processus de gestion et la dématérialisation des données et des documents associés.

Dans ce contexte, le management au sein de chaque entreprise doit réfléchir à la meilleure solution à mettre en place pour gérer la relation complexe entre les process métiers et la gestion documentaire. Les solutions ECM (Enterprise Content Management) se sont imposées comme essentielles dans le domaine des entreprises qui cherchent à optimiser leurs processus métiers et la gestion de documents associée.

Deux composantes qui sont étroitement liées, mais dont les outils sous-jacents restent encore trop souvent séparés au sein du système d’information. C’est ici que le groupe d’entreprises peut bénéficier grandement de l’intégration des applications de GED et de BPM pour mieux gérer les workflows collaboratifs et améliorer la qualité de service offerte.

En effet, les organisations sous-estiment étonnamment la convergence nécessaire entre les outils de gestion documentaire (GED) et ceux de BPM pour gérer les workflows collaboratifs. Les ateliers et les sessions de formation peuvent être bénéfiques pour faire comprendre l’importance de l’utilisation adéquate de ces logiciels et outils tech dans le contexte professionnel.

Il est vrai que, ces dernières années, les logiciels de GED comme les logiciels BPM ont bien évolué chacun de leur côté. Les offres de solutions en mode SaaS sont devenues de plus en plus populaires et ont révolutionné la manière dont les entreprises abordent la gestion d’un document et les process métiers, mais également le coût de revient d’une application.

Mais aussi riches soient leurs fonctionnalités individuelles, elles rivalisent difficilement avec le potentiel de gains d’efficacité et de performance des organisations qui ont fait le choix de les réunir, pourquoi ? C’est un cas de figure où le business model de l’entreprise peut grandement bénéficier de l’intégration technologique, afin d’offrir des services de meilleure qualité.

De plus en plus de processus métier nécessitent de la GED en plus du BPM

Les échanges dématérialisés d’informations en interne, mais aussi à l’extérieur de l’organisation n’ont cessé de se multiplier ces dernières années. D’ailleurs, les entreprises qui implémentent ce type de solutions avec succès montrent un meilleur taux de satisfaction tant au niveau de l’utilisation du personnel que du retour sur investissement.

Collaborateurs, fournisseurs, partenaires, sous-traitants et clients interagissent de plus en plus autour de processus métier partagés, et c’est précisément l’atout des solutions de GED et de BPM d’optimiser ces échanges. L’atelier organisé autour de ces thèmes peut jouer un rôle crucial pour assurer que toutes les parties prenantes comprennent les bénéfices de ces technologies et les utilisent de manière efficace.

De nombreux exemples du quotidien illustrent l’intégration très forte entre les processus métier et les documents à produire : réception d’une commande client, envoi d’une commande fournisseur, validation d’un contrat de sous-traitance, vérification d’un compte rendu à diffuser, etc. Or, les outils de GED sont souvent considérés à tort comme des outils de stockage dématérialisé alors qu’ils se trouvent au cœur de l’évolution de la donnée et de la dimension collaborative. En effet, il arrive souvent que plusieurs personnes aient le droit de consulter des documents, que d’autres puissent les modifier et enfin que la validation soit restreinte à quelques profils. Concrètement, la personne qui rédige un compte rendu n’est pas celle qui valide sa diffusion mais de nombreuses personnes peuvent le lire par la suite…

Cela pousse les organisations à s’appuyer de plus en plus sur des solutions regroupant à la fois la gestion des processus métier (BPM) et la gestion électronique de documents (GED) pour gagner en agilité et développer plus facilement leur dimension collaborative. La convergence de la GED et du BPM dans le secteur tech accélère non seulement la transformation numérique, mais renforce aussi la compétitivité du business.

En fin de compte, la mise en place d’une stratégie unifiée de GED et BPM, accompagnée par une formation et un atelier de qualité, peut permettre aux entreprises de maximiser leur efficacité et d’être en phase avec les exigences technologiques actuelles du marché.

Les avantages sont visibles très rapidement : les interactions des collaborateurs modifient en temps réel le contenu des documents et automatisent leur diffusion à d’autres personnes en fonction du contexte, voire les archivent si le processus est finalisé. Chacun accède à l’information dont il a besoin avec le formalisme approprié au moment précis où c’est nécessaire. La traçabilité des échanges et le versioning des documents est natif, et la communication entre toutes les personnes impliquées beaucoup plus fluide. Cette synergie rayonne alors sur toute l’organisation pour améliorer l’efficacité collective et simplifier le travail des utilisateurs, renforçant ainsi sa compétitivité.

La convergence de la GED et du BPM accélère la transformation numérique.

Si l’unification de la GED et du BPM peut parfois effrayer au regard de l’ampleur des modifications qu’il y aurait à mettre en œuvre au sein du système d’information, de la numérisation et de l’organisation du travail elle-même, c’est aussi un formidable accélérateur de transformation numérique. Nous en sommes convaincus depuis toujours et c’est pourquoi nous avons totalement unifié la GED et le BPM au sein de notre plateforme Low Code AP4 et de notre outil No Code easyAP4.

Cela permet d’avoir une approche de la transformation numérique plus « industrialisée », où les workflows collaboratifs et le traitement des documents associés sont pris en charge simultanément. L’organisation gagne en agilité et en réactivité pour mieux répondre aux attentes des utilisateurs métier à moindre coût et faire des projets de transformation numérique une véritable démarche d’amélioration continue du fonctionnement de l’organisation…