L’interaction entre logiciels de GED et de BPM

Quels que soient les éléments déclencheurs d’un projet de transformation numérique et les objectifs à atteindre, les équipes métier et IT en arrivent très rapidement à discuter des impacts sur les processus de gestion et la dématérialisation des documents associés. Deux composantes qui sont étroitement liées mais dont les outils sous-jacents restent encore trop souvent séparés au sein du système d’information. En effet, les organisations sous-estiment étonnamment la convergence nécessaire entre les outils de gestion documentaire (GED) et ceux de BPM pour gérer les workflows collaboratifs.

Il est vrai que, ces dernières années, les logiciels de GED comme les logiciels BPM ont bien évolué chacun de leur côté. Mais aussi riches soient leurs fonctionnalités individuelles, elles rivalisent difficilement avec le potentiel de gains d’efficacité et de performance des organisations qui ont fait le choix de les réunir, pourquoi ?

De plus en plus de processus métier nécessitent de la GED en plus du BPM

Les échanges dématérialisés d’informations en interne mais aussi à l’extérieur de l’organisation n’ont cessé de se multiplier ces dernières années. Collaborateurs, fournisseurs, partenaires, sous-traitants et clients interagissent de plus en plus autour de processus métier partagés, et c’est précisément l’atout des solutions de GED et de BPM d’optimiser ces échanges.

De nombreux exemples du quotidien illustrent l’intégration très forte entre les processus métier et les documents à produire : réception d’une commande client, envoi d’une commande fournisseur, validation d’un contrat de sous-traitance, vérification d’un compte rendu à diffuser, etc. Or, les outils de GED sont souvent considérés à tort comme des outils de stockage dématérialisé alors qu’ils se trouvent au cœur de l’évolution de la donnée et de la dimension collaborative. En effet, il arrive souvent que plusieurs personnes aient le droit de consulter des documents, que d’autres puissent les modifier et enfin que la validation soit restreinte à quelques profils. Concrètement, la personne qui rédige un compte rendu n’est pas celle qui valide sa diffusion mais de nombreuses personnes peuvent le lire par la suite…

Certaines organisations extra-ordinaires ont d’ailleurs des processus tellement singuliers qu’ils nécessitent de multiples interactions entre personnes de services différents. Cette dimension collaborative et les exigences de sécurité et de confidentialité qui l’accompagnent imposent donc d’appréhender la GED et le BPM de manière unifiée, car c’est un élément déterminant de leur performance et de la satisfaction des utilisateurs et des clients.

L’exemple du COFRAC qui a dématérialisé son processus d’évaluation

Le Cofrac (Comité français d’accréditation) est une association privée sans but lucratif qui exerce comme seule activité l’accréditation des organismes d’évaluation de la conformité, dans tous les domaines. Avec plus de 2 000 rapports d’évaluation produits chaque année et impliquant à la fois des collaborateurs internes, des évaluateurs externes et les clients concernés, le Cofrac a décidé en 2017 de dématérialiser l’ensemble du processus d’évaluation et des documents produits. L’application e-folio développée grâce à Anakeen Platform permet à toutes les parties prenantes de saisir, consulter, partager et éditer l’ensemble des informations relatives au processus d’accréditation jusqu’à la publication du rapport d’évaluation.



L’indispensable rapprochement des systèmes de GED et de BPM

Si ce n’est déjà fait, il est donc temps de se rendre à l’évidence : le processus agit sur la donnée et la donnée influence l’exécution des processus. Ne pas réunir les deux systèmes de GED et BPM exige de manipuler en permanence des échanges de données pour les présenter, enregistrer les modifications, les réintégrer dans un autre système, etc. Si les récentes innovations technologiques ont grandement facilité les échanges de données, cela reste malgré tout une source de perte d’efficacité. Il y a en effet énormément de problématiques associées à gérer : sécurité de l’accès aux données, confidentialité de certaines informations en fonction des typologies d’utilisateurs, exécution de traitements complémentaires, etc.

Cela pousse les organisations à s’appuyer de plus en plus sur des solutions regroupant à la fois la gestion des processus métier (BPM) et la gestion électronique de documents (GED) pour gagner en agilité et développer plus facilement leur dimension collaborative. Les avantages sont visibles très rapidement : les interactions des collaborateurs modifient en temps réel le contenu des documents et automatisent leur diffusion à d’autres personnes en fonction du contexte, voire les archivent si le processus est finalisé. Chacun accède à l’information dont il a besoin avec le formalisme approprié au moment précis où c’est nécessaire. La traçabilité des échanges et le versioning des documents est natif, et la communication entre toutes les personnes impliquées beaucoup plus fluide. Cette synergie rayonne alors sur toute l’organisation pour améliorer son efficience et simplifier le travail des utilisateurs, renforçant ainsi sa compétitivité.

La convergence de la GED et du BPM accélère la transformation numérique

Si l’unification de la GED et du BPM peut parfois effrayer au regard de l’ampleur des modifications qu’il y aurait à mettre en œuvre au sein du système d’information et de l’organisation du travail elle-même, c’est aussi un formidable accélérateur de transformation numérique. Nous en sommes convaincus depuis toujours et c’est pourquoi nous avons totalement unifié la GED et le BPM au sein de notre plateforme de développement. Cela permet d’avoir une approche de la transformation numérique plus « industrialisée », où les workflows collaboratifs et le traitement des documents associés sont pris en charge simultanément. L’organisation gagne en agilité et en réactivité pour mieux répondre aux attentes des utilisateurs métier à moindre coût et faire des projets de transformation numérique une véritable démarche d’amélioration continue du fonctionnement de l’organisation