La transformation numérique : Oui ! Mais comment ? 5 étapes pour réussir cette transition
Il ne se passe pas un jour sans que le sujet de la transformation numérique ne revienne au centre de toutes les préoccupations. Et pour cause, il s’agit d’une étape déterminante dans l’évolution de toute entreprise aujourd’hui, que cette transition ait été amorcée ou non. Cette opération stratégique consiste pour une entreprise à intégrer les bonnes technologies digitales pour mieux gérer l’ensemble de ses activités. L’enjeu principal porté par la digitalisation est évidemment celui du développement de l’entreprise. Dans un contexte hyper concurrentiel où les innovations technologiques s’accélèrent et les modes de consommation et d’accès à l’information évoluent, il est évident qu’il faut réagir, s’adapter à ces évolutions et surtout créer de nouvelles opportunités pour continuer à exister sur le marché.
Voici quelques conseils pour que cette opération de transformation digitale de prime abord périlleuse puisse constituer un véritable levier de performance et de compétitivité.
1 – Penser le projet de façon stratégique
A vouloir aller trop vite, par peur d’être “disrupté” ou encore “ubérisé”,on en oublie parfois de penser à la vision à long terme. Il faut donc pouvoir clairement répondre à la question “Pourquoi ?” avant de débuter ce projet. Prendre du temps pour élaborer une stratégie et aboutir à un projet solide sera forcément plus bénéfique que de multiplier les actions isolées qui risquent de faire perdre beaucoup de temps et d’argent et d’énergie à l’entreprise.
Il est aussi important de veiller aux attentes quant à la digitalisation des activités dans l’entreprise, aussi bien en interne que vis-à-vis des clients. Ce n’est pas qu’une transformation technologique, c’est avant tout un vecteur nouveau d’opportunités pour être plus efficace et performant qu’avant. Qu’est ce que les clients attendent de cette transformation ? Comment les collaborateurs envisagent-ils le travail de demain ? Quels sont les véritables objectifs du projet ?
2 – Transversalité et implication des collaborateurs
Une transformation numérique pour qu’elle soit réussie s’envisage de façon transversale. En quoi la digitalisation d’une des activités de l’entreprise serait-elle utile si les secteurs adjacents ne peuvent en bénéficier ? Intégrer tous les secteurs de l’entreprise dans ce projet, c’est augmenter les possibilités de synergies par la suite. Consulter à ce stade les responsables métier concernés par ce chantier permettra d’élargir le champ envisagé avec de nouvelles idées. Peut-être ont-ils déjà une vision de ce que sera leur activité de demain !
Prendre en compte l’avis des parties prenantes permet d’envisager plusieurs scenarii et viendra enrichir la réflexion menée jusque là. C’est aussi l’occasion de prendre la température parmi les différents services pour déterminer lesquels seront moteurs sur ce projet, qui aideront progressivement à convertir certains réfractaires et à maximiser l’adoption d’une manière plus efficace de travailler.
3 – Être agile et prioriser les chantiers
Comme tout projet d’envergure, prioriser les besoins est une étape cruciale. Dès l’annonce de la digitalisation des activités, tout le monde voudra être le premier à en profiter et c’est plutôt positif ! Mais tout ne pourra pas être réalisé instantanément, dans le même temps pour satisfaire tout le monde. Certaines activités sont plus rapides à digitaliser que d’autres. Des processus métier plus vastes et complexes nécessiteront des tests et un accompagnement plus poussé. C’est autant de situations qu’il faut envisager et prioriser par rapport à la stratégie élaborée. Est-ce pour simplifier le travail des utilisateurs ? Satisfaire des objectifs de productivité ? L’enjeu est-il de rendre le service plus fiable et attractif ? Recruter et fidéliser de nouveaux collaborateurs est-il votre priorité principale ?
4 – Attention au déterminisme technologique !
L’internet des objets (IoT), le Big Data, l’Intelligence Artificielle sont des outils dont la pertinence reste à déterminer pour compléter une transformation digitale. Les injonctions sont omniprésentes de la part d’experts, des médias ou encore des collaborateurs pour intégrer ces technologies en entreprise. Mais leur intégration passe d’abord par une phase de dématérialisation des processus documentaire et métier. Inutile donc de se lancer dans un tel chantier si l’activité de l’entreprise n’est d’ores et déjà pas entièrement dématérialisée ! Procéder par étapes permet d’abord de tester, d’avoir un retour sur expérience pour ensuite mieux affiner les attentes et les besoins des clients et des collaborateurs en interne.
Autre biais fréquemment emprunté dans les projets de transformation numérique : celui de la modification complète du processus métier existant au profit de la solution technologique envisagée. Si jusque là un fonctionnement métier fait ses preuves, il n’est pas forcément nécessaire de remanier l’ensemble de l’organisation autour du travail, au détriment des possibilités offertes par une solution technologique.
Il est courant de lire ou d’entendre que la transformation numérique bouleverse la façon de travailler, et c’est en partie vrai. Mais à vouloir trop “disrupter” les méthodes de travail ou plus grossièrement faire rentrer des ronds dans des carrés, il y a un très fort risque de résistance au changement de la part des collaborateurs qui peut s’installer, voire une certaine défiance. Partir du fonctionnement du métier pour élaborer une solution technique adaptée est idéal pour maximiser l’adhésion quant à la transformation digitale d’une activité. Les collaborateurs se chargeront ensuite de remonter.
5 – Formaliser les besoins
Après avoir élaboré soigneusement votre stratégie et priorisé les chantiers, il est temps à présent de formaliser les besoins à couvrir par la future application en rédigeant votre cahier des charges logiciel.
Prochaine étape : rechercher l’outil technique adéquat
La recherche de la solution technique pour mener une transformation digitale n’intervient donc qu’après de nombreuses étapes de réflexion, nécessaires pour mener ce projet plus sereinement. S’appuyer sur les experts en interne de la DSI pour sourcer les solutions les plus adaptées et conduire la face technique de ce projet est primordial. Est-ce un besoin simple ou plutôt complexe qui est exprimé ? Existe-t-il des solutions techniques sur étagère adaptées ou bien des développements nécessaires sont-ils à prévoir ?
En respectant ces étapes, il y a fort à parier que le projet de transformation digitale sera plus mature et avancé. La question du “Comment ?” et des moyens à y consacrer peut donc être abordée à présent.
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