Modèle à suivre et conseils pour rédiger son cahier des charges logiciel
La rédaction d’un cahier des charges pour un développement de logiciel personnalisé est indispensable.
En effet, on ne rédige pas le même cahier des charges pour un outil CRM, pour une solution ERP dédiée à la gestion de toute une entreprise, ou encore pour une organisation de service public ayant des missions précises à honorer.
Spécialiste de la transformation numérique et de la conception d’application métier sur mesure depuis plus de 20 ans, nous vous partageons l’exemple à suivre pour réaliser le cahier des charges d’un projet informatique.
Concevoir le meilleur logiciel en mode projet grâce à la méthode agile
L’équipe d’Anakeen s’appuie sur la méthodologie agile de gestion de projet. Cette approche permet en effet de se concentrer sur la valeur à créer en fonction des objectifs à atteindre, définis en amont dans la vision produit.
Concrètement, le cahier des charges se construit et s’enrichit au fur et à mesure du déroulement du projet grâce à la méthode agile. Il s’adapte en permanence aux enjeux et contraintes, pour favoriser une efficacité maximum de l’équipe.
Dans les grandes lignes, nous procédons par itérations en évaluant à chaque étape le degré d’implication nécessaire de la part des utilisateurs, ainsi que les réponses apportées par les fonctionnalités. Chaque usage est confronté à la réalité afin d’apporter au logiciel les meilleures optimisations.
Le cahier des charges du logiciel est en quelques sortes « vivant » et fait naître le logiciel, en optimisant les ressources allouées aux phases de développement.
Si la méthode agile n’est pas adaptée pour des raisons spécifiques, nous vous préconisons de vous reposer sur les bonnes pratiques suivantes pour cadrer votre projet de logiciel.
Les éléments du cahier des charges d’une application informatique
Le CDC ou cahier des charges est un document à la fois technique et fonctionnel qui doit permettre d’effectuer les meilleurs choix.
La rédaction du cahier des charges logiciel doit ainsi inclure :
- la description du projet de l’application, contexte professionnel et objectifs,
- les attentes des utilisateurs, des fournisseurs, clients, partenaires,
- les exigences et contraintes métier, processus et données,
- les fonctionnalités attendues ou recommandées,
- les spécifications techniques particulières,
- le périmètre des prestations de l’entreprise de développement informatique,
- les ressources humaines et profils dédiés au projet,
- la documentation complémentaire,
- la méthodologie de gestion de projet applicable,
- les étapes de mise en place et optimisations par itérations.
La valeur à créer par la digitalisation des processus
Un projet de développement de logiciel sur mesure repose sur la digitalisation des processus métier.
Le premier piège à éviter est de vouloir lister de nombreuses fonctionnalités gadget dans son cahier des charges : c’est une erreur coûteuse. La vocation d’un processus digitalisé est en effet de générer une certaine valeur. Il est donc primordial de déterminer en amont les gains que vous souhaitez obtenir.
Deuxième écueil : ignorer la nécessité d’accompagner le changement. Plusieurs facteurs légitimes de résistance peuvent émerger, selon le degré de maturité digitale en interne. Il faut savoir les reconnaître et lever les freins…
Lire aussi : 10 conseils concrets pour réussir la digitalisation de ses processus métier
Les données à renseigner et à structurer
Nos équipes remarquent souvent l’absence de contraintes concernant les données qui circulent dans une organisation.
Ici encore, cet oubli dans le cahier des charges logiciel multiplie les coûts sur le long terme.
Tout d’abord parce que la donnée n’est pas intégrée dans le processus métier, ce dernier n’est donc pas optimisé.
Ensuite parce que la donnée ne coûte rien lorsqu’on la renseigne au moment où elle est disponible ; à l’inverse, chercher une donnée quelques mois après coûte inutilement cher.
Les données ne peuvent pas être figées, mais doivent être structurées de telle manière à rendre les processus plus fluides, quel que soit l’instant T.
Les processus métier à modéliser grâce à des workflows
Un processus bien décrit permet d’en améliorer son efficacité. En modélisant les optimisations les plus efficaces, vous industrialisez les bonnes pratiques synonymes de gains.
Disposer d’un logiciel sur mesure, c’est digitaliser ses processus modélisés : la plateforme facilite le travail des utilisateurs tout en décuplant les performances.
Pour leur permettre de s’adapter aux évolutions de leurs missions dans le temps (changements de marché, d’usages…), il faut également faire preuve d’agilité et s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.
La rédaction d’un cahier des charges logiciel doit donc inclure cette modélisation : les étapes de travail sont décomposées via un workflow. Il devient ainsi plus facile de cerner les tâches qui sont automatisables.
Article complémentaire : Modélisation de processus métier : guide pour réussir
Les processus métier à automatiser grâce au RPA
Autres éléments qui vont déterminer certaines spécificités techniques dans votre cahier des charges : les actions et déclencheurs qui ne nécessitent pas l’intervention d’un humain.
Plusieurs traitements informatisés que l’on désigne par RPA (pour robotic process automation) vont ainsi permettre d’automatiser ces tâches entre deux étapes d’un workflow.
En intégrant les règles métier propres à votre activité, votre équipe gagne un temps considérable et diminue le risque d’erreurs.
Libérés des tâches peu valorisantes et répétitives, vos collaborateurs bénéficient par ailleurs d’un regain de motivation.
Article complémentaire : Automatiser ses processus métier et réduire ses coûts opérationnels de 30 %
La conception security by design, privacy by design, et user centric
Trois aspects complémentaires doivent être considérés dans la rédaction de son cahier des charges informatique, ceci afin de concevoir un logiciel métier spécifique efficace :
- L’aspect user centric : l’application doit être facile à prendre en main, donner envie à votre équipe de l’utiliser. L’expérience utilisateur favorise l’adoption et l’usage au quotidien. Ergonomie et interface intuitive et fonctionnelle sont de rigueur.
- L’aspect security by design : la plateforme personnalisée doit permettre de gérer les droits d’accès aux informations de manière très granulaire et souple. L’administrateur doit disposer des outils adaptés pour faire preuve de réactivité.
- L’aspect privacy by design : le logiciel spécifique doit être conforme au RGPD et respecter la confidentialité des données personnelles.
A lire également : Un logiciel métier sur mesure pour une entreprise plus performante
Modèle de cahier des charges logiciel à télécharger
Vous proposer un modèle unique pour rédiger le cahier des charges de votre future solution informatique n’est pas une bonne idée. Ce modèle ne serait pas adapté au contexte qui vous est propre et ne tiendrait donc pas compte de vos spécificités. Il ne serait pas en phase avec votre activité.
En revanche, la digitalisation des processus métier constitue le cœur de votre projet de logiciel. Pour cette raison, Anakeen a conçu un guide dédié et pédagogique afin de vous aider à adopter par étape une démarche qui vise la performance.
Nous vous invitons à le télécharger :
