Un outil de GED & GEE sur-mesure pour l’Institut de Recherche Criminelle de la Gendarmerie Nationale
À propos de L’IRCGN
L’Institut de Recherche Criminelle de la Gendarmerie Nationale (IRCGN) est une unité de la Gendarmerie Nationale française spécialisée dans la criminalistique. L’Institut intervient quotidiennement pour réaliser des examens scientifiques et des expertises de pointe, au profit des gendarmes sur le terrain ou de l’institution judiciaire. Soumis à des exigences réglementaires et de traçabilité strictes, l’IRCGN s’appuie sur son Service Qualité, dirigé par le Commandant Anthony CHAUSSE, pour piloter son système de management de la qualité et garantir l’excellence et la conformité de ses procédures d’investigation.
1. L’enjeu
S’affranchir d’un outil surdimensionné et peu évolutif pour aller à l’essentiel
L’IRCGN disposait depuis une quinzaine d’années d’une solution de gestion documentaire destinée à gérer ses documents, avec des possibilités limitées pour l’intégration et la gestion des enregistrements. Au quotidien, ce produit « sur étagère » s’est progressivement révélé complexe et peu ergonomique pour les utilisateurs. L’outil proposait un nombre important de champs, dont beaucoup n’étaient pas nécessaires aux activités de l’Institut. Si seule une partie d’entre eux était effectivement renseignée, leur présence alourdissait l’interface et compliquait la lecture et l’utilisation quotidienne.
Par ailleurs, les possibilités d’adaptation de la solution aux besoins spécifiques et aux évolutions de l’organisation étaient limitées. Le manque de dynamisme de l’ancien éditeur ne permettait pas non plus de faire évoluer suffisamment rapidement l’outil pour répondre aux besoins de l’Institut.
« Nous avions besoin d’un outil plus simple et adapté pour répondre exactement à nos besoins opérationnels, sans fioritures, et d’un partenaire capable de faire évoluer la solution. » Commandant Anthony CHAUSSE, Chef du service Qualité à l’IRCGN
2. La solution
Une démarche conjointe et un transfert de compétences inédit
Après une étude de marché lancée en 2022 et confortée par les retours d’expérience du Laboratoire Central de la Préfecture de Police de Paris (déjà équipé par Anakeen), l’IRCGN a attribué le marché public à Anakeen.
Le projet a été structuré en deux phases distinctes :
La GED (déploiement en 5-6 mois) :
Conçue par Anakeen sur la base d’un cahier des charges précis, elle a fait l’objet d’itérations étroites pour s’adapter parfaitement à l’organisation de la Gendarmerie.
La GEE et le co-développement des Processus (en cours) :
Contrairement aux projets traditionnels clés en main, l’IRCGN a souhaité intégrer une phase de transfert de compétences. Les équipes de l’IRCGN collaborent activement avec Anakeen pour faire évoluer leurs propres processus métiers (comme la gestion des dérogations ou des fiches de non-conformité) de manière autonome.
« La prise en main de l’outil demande une gymnastique, mais elle est totalement accessible aux profils métiers. Cette autonomie nous permet de co-construire notre outil sur mesure en tenant compte des besoins terrain. A l’issue du transfert de compétence, nous espérons être autonome dans l’amélioration de l’outil et son élargissement à d’autres processus. »
3. Les résultats
Simplicité, flexibilité et efficacité opérationnelle
Même si la conception de certains processus complexes est encore en cours, les premiers bénéfices de la GED sont d’ores et déjà mesurables au quotidien.
Ce nouvel outil se recentre entièrement sur l’essentiel en éliminant toute saisie d’information inutile, ce qui a facilité sa prise en main par les équipes. L’accès à l’information est aussi plus simple, les collaborateurs accèdent de manière beaucoup plus rapide et intuitive aux documents du système de management de la qualité. Enfin, l’outil simplifie nos processus internes. L’IRCGN gagne ainsi un temps précieux en réactivité et en flexibilité, particulièrement pour la gestion et la validation des circuits de signatures électroniques.
