ECM (Enterprise Content Management) : quelle différence avec la GED ?

Qu’il s’agisse de fichiers bureautiques, de boîtes mail, d’applications métier, de bases documentaires ou de bases de données, les informations à gérer s’entassent et envahissent notre quotidien. La digitalisation qui s’opère depuis plusieurs années a en effet multiplié les outils numériques dans les organisations et fait exploser les volumes de données liés, ce qui pose inévitablement des questions fondamentales sur la manière de (bien) gérer tous ces contenus…

Si la dématérialisation permet aux entreprises et aux collectivités d’obtenir des gains de temps considérables, le défi réside désormais dans la capacité à gérer ces flux documentaires toujours plus nombreux et notamment à bien structurer toutes les informations qu’ils contiennent. Face à cette complexité et parmi les nombreux concepts en matière de gestion documentaire, l’acronyme ECM pour Enterprise Content Management a fait surface pour aider les organisations à mettre en place des stratégies efficaces autour de leurs données et des workflows collaboratifs. Mais de quoi parlons-nous exactement ? Et en quoi est-ce nouveau par rapport à la « classique » GED (Gestion Électronique de Documents) ?

Définition de l’ECM (Enterprise Content Management)

L’Enterprise Content Management, comme son nom l’indique, se focalise sur la gestion des contenus d’entreprise, c’est-à-dire les documents numériques ou physiques de toute provenance, et les données structurées ou non structurées (issues par exemple des réseaux sociaux, des sites web, des fichiers multimédias, etc.). La gestion de contenus (ECM) est ainsi destinée à traiter l’ensemble des étapes à l’instar de la gestion des processus documentaires :

• Capture : le cycle de vie du document débute par sa création et son arrivée dans le système. Cela implique soit une transformation de l’état physique à l’état numérique ou tout simplement le regroupement de fichiers et données électroniques au sein d’une structure standardisée afin d’en faciliter l’exploitation par les utilisateurs métier.
• Gestion : le contenu est intégré dans le flux de travail de l’entreprise. Suivant le type de document, son objectif ou son degré de confidentialité, il peut être sécurisé afin de respecter des exigences règlementaires. C’est par exemple très utile dans le cadre de la gestion des contrats, où il est très important de protéger les documents contre tout accès non-autorisé.
• Stockage et diffusion : une fois le document collecté, traité et stocké, le système de distribution du contenu rend l’information accessible aux utilisateurs de manière contrôlée (droits d’accès en fonction des profils ou des rôles) et ordonnée.
• Archivage : la dernière étape consiste à s’assurer du bon archivage des documents devenus « statiques » mais devant rester consultables en cas de contrôle par exemple.

Historiquement, l’ECM a donc permis d’accélérer la dématérialisation des processus liés à la gestion de contrats, mais aussi des systèmes qualité impliquant de manipuler de la documentation technique complexe et de la documentation de référence. En somme, l’Enterprise Content Management permet de constituer et de maintenir à jour le patrimoine informationnel de l’entreprise afin que le savoir puisse être diffusé d’une manière maitrisée pour une plus grande efficacité des équipes. L’ECM semble donc très proche de la GED (Gestion Electronique de Documents) puisqu’on gère dans les deux cas des bibliothèques de fichiers ; alors quelle est la différence entre ces deux acronymes ?

ECM et GED : contenus versus documents ?

On pourrait en effet être tenté de croire que l’on parle de la même chose… Qu’il s’agisse de la GED ou de l’ECM, le but est de dématérialiser et de centraliser l’ensemble des documents et données de l’organisation au sein d’un espace commun. Néanmoins, la GED se focalise essentiellement sur les « documents » (les fichiers et les dossiers) comme son nom l’indique, tandis que l’ECM ouvre le champ des possibles vers le traitement des contenus au sens large et notamment des données « non-structurées » (documents papiers scannés, emails, pièces-jointes, etc.).

Une différence historique résidait dans ce qu’on appelle les « métadonnées ». Par défaut, un outil de GED rangeait les fichiers selon une arborescence prédéfinie et la recherche pour accéder à l’ensemble des documents pertinents s’avérait parfois difficile pour les professionnels de la documentation. L’ECM est venu enrichir les fonctionnalités de recherche en rajoutant la notion de métadonnées aux contenus comme par exemple : auteur, rubrique, catégorie, date de publication ou tout autre information permettant de mieux décrire les informations contenues. Cela permet d’indexer et de retrouver les documents beaucoup plus facilement dans une bibliothèque très riche, mais la plupart des logiciels de GED ont intégrés cette logique qui n’est plus aujourd’hui un point différenciant des logiciels ECM.

La seule différence de l’ECM serait donc de traiter de nouveaux formats de fichiers, mais traite-t-il pour autant des contenus ou des contenants ? Ici encore GED et ECM semblent converger. Dans les deux cas, on reste souvent dans la manipulation et l’organisation de fichiers et de dossiers plutôt que de leurs contenus au sens de l’information métier.

Or, la vraie valeur réside dans les données du contenu

Cette approche des métadonnées reste donc très sommaire et mériterait d’être poussée nettement plus loin pour que l’on puisse en extraire tous les bénéfices. Que l’on exploite un outil de GED ou d’ECM, les attentes des utilisateurs résident aujourd’hui dans la possibilité de mieux extraire et exploiter toutes les données que ces logiciels contiennent afin de les valoriser et d’améliorer le fonctionnement de leur organisation. Le dossier ou le fichier n’ont plus de sens en tant que tel, c’est juste une donnée parmi les autres et le contenu d’un fichier est bien plus important que le fichier en lui-même. En ce sens, la structuration de la donnée au sein des outils de GED et d’ECM est plus que jamais essentielle pour pouvoir dégager de la valeur car c’est la donnée qui porte l’intelligence métier et pas les outils.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à regarder notre avis d’expert sur la manière de faire converger les projets de dématérialisation vers le Knowledge Management :