8 prérequis pour réussir la digitalisation de ses processus métiers

digitalisation des processus

La digitalisation des processus métiers figure en tête de liste des solutions pour réussir la transformation digitale de votre organisation ? Bravo, vous êtes déjà sur la bonne voie !

Mais votre entreprise, qu’elle soit publique ou privée, est-elle prête pour cette digitalisation des process ? Devez-vous envisager le développement d’une solution sur mesure ?
Empruntez l’autoroute des réponses personnalisées en lisant cet article !

💡 Bonus : pour approfondir la question, nous vous offrons notre retour d’expérience sous la forme d’un livre blanc intitulé « Digitalisation des processus métier : les 7 secrets des équipes qui performent ». Téléchargez-le en fin d’article !

1. Se donner une définition claire et cerner les vrais enjeux

La digitalisation des processus se définit par l’ensemble des outils, méthodes, techniques et bonnes pratiques utilisés afin d’optimiser de manière fiable et sécurisée une série de tâches récurrentes dans une organisation de travail.

L’objectif global à atteindre pour une entreprise publique ou privée : devenir efficiente.

Dressons une liste des enjeux de la digitalisation des processus :

  • se libérer de tout verrou susceptible d’empêcher la croissance,
  • anticiper les points bloquants à venir,
  • accroître l’efficacité et la productivité,
  • éliminer les tâches chronophages et rébarbatives sans valeur ajoutée,
  • générer un regain de motivation auprès de ses équipes,
  • augmenter la satisfaction client et la fidélisation,
  • valoriser son image de marque.

Les nouvelles technologies numériques, la maîtrise des données, l’automatisation, les workflows et la conduite du changement permettent cette transformation numérique.

2. Savoir pourquoi digitaliser ses processus métiers

Digitaliser pour le plaisir de transposer un usage sur le numérique sans définir d’objectif précis n’est pas rationnel.

La question à se poser pour toute dématérialisation est : qu’est-ce qui crée de la valeur au sein de l’activité ?

La digitalisation des métiers impose de se focaliser sur les processus qui ont le plus de valeur pour l’organisation, notamment :

  • ceux qui impliquent le plus de personnes,
  • ceux qui « font battre » les cœurs de métier,
  • ceux qui ont un impact direct sur les livrables,
  • ceux qui affectent l’expérience client, ou plus largement les relations avec ses parties prenantes.

54% des entreprises automatisent en priorité pour améliorer leur efficacité opérationnelle et 49% afin d’améliorer la productivité.

Source : McKinsey

Voici de quoi vous aider à rationaliser votre réflexion…

3. Considérer ses données dès la modélisation

Pourquoi intégrer les données lors de la modélisation des processus métiers ?

Parce que la donnée doit être renseignée au moment où elle est produite, c’est-à-dire lorsqu’elle est juste, fiable et exploitable au sein d’un processus de travail. Note : cette approche n’empêche évidemment pas de maintenir les données à jour au fil du temps.

L’objectif est de bien identifier les données importantes qui doivent être restituées en sortie d’un processus précis.

Ceci offre plusieurs avantages :

  • vous évitez de ressaisir les données et une perte de temps,
  • vous rendez pertinent l’accès à l’information,
  • vous rendez la donnée exploitable par chaque métier,
  • vous modélisez des processus dont les données servent également dans d’autres processus.

Les entreprises véritablement axées sur les données connaissent une croissance annuelle de plus de 30 %.

Source : Accenture

On parle ainsi souvent de gestion électronique de documents en oubliant cette notion cruciale des données, qui doit être ramenée au premier plan.

N’observez-vous pas désormais le principe de digitalisation des processus documentaires d’un point de vue plus avisé, enrichi ?

4. Jauger le potentiel d’automatisation des processus

Tout part du workflow opérationnel de votre processus métier : en le modélisant et en le découpant par actions et étapes successives, vous identifiez la ou les conditions qui déclenchent la prochaine étape liée à une action.

Si une action ou une condition ne nécessite pas d’intervention humaine, elle doit être automatisée.

Dans une perspective d’optimisation des performances (Case Management), nous vous conseillons d’adopter une démarche globale de digitalisation des processus opérationnels, que vos processus soient RH, bancaires, comptables, financiers, industriels, ou encore relatifs à la qualité.

La mise en œuvre d’automatisation des processus métiers sera ainsi plus optimale au sein de votre organisation.

Note : la mise en place de solutions appropriées aux différents métiers est importante, car leurs fonctionnalités conditionnent l’efficacité des processus…

5. Veiller aux 4 éléments fédérateurs

Une véritable stratégie de digitalisation des processus repose par ailleurs sur 4 piliers interrogatifs :

  • Quelles actions et quelles données concernent les entrées de processus ?
  • Quelles tâches et quelles données sont impliquées en sorties de processus ?
  • Quelles actions de contrôle automatisées enregistrent mon activité, conformément à mon référentiel métier ?
  • Quels sont les indicateurs pertinents capables de mesurer l’activité ?

Lire aussi : Modèle à suivre et conseils pour rédiger son cahier des charges logiciel

Coller des « boîtes noires numériques » les unes derrière les autres, sans aucun contrôle du traitement, vous paralyse et vous met dans l’incapacité totale d’empêcher un goulot d’étranglement avant qu’il n’arrive.

6. Éviter les voies sans issue

Pour digitaliser un processus avec succès, il faut se prémunir des pratiques obscures : l’oubli des données dès la modélisation multiplie par exemple les coûts par deux.

Pour penser la digitalisation comme un levier de performance, une autre question importante doit être posée : mes processus doivent-ils être figés ou souples ?

La vraie seule bonne réponse : ça dépend.

  • Exemple où le processus doit apporter de la souplesse : si un processus nécessite de nombreuses interventions humaines, telles que la centralisation de justificatifs et pièces administratives officielles, et qu’il est trop figé par des règles strictes, le processus risque d’être souvent bloqué.
  • Exemple où le processus doit apporter une extrême rigueur : un processus d’assemblage de pièces d’avion par étapes spécifiques pour respecter les normes de sécurité mondiales en matière de transport de passagers.

Article complémentaire : Un logiciel métier sur mesure pour une entreprise plus performante

Un processus digital est finalement un processus capable de détecter de mauvaises habitudes ou des pratiques dangereuses, afin de les éviter.

7. Choisir la méthode de gestion de projet optimale

La réussite d’un projet de digitalisation des processus repose également sur une organisation efficace.

En matière de gestion de projet, deux méthodes s’opposent :

  • La méthode classique du cycle en V : basée sur un principe d’actions en cascade, cette méthode fige les étapes de déroulement d’un projet. Il est très difficile de revenir en arrière. Cette méthode provoque un effet tunnel négatif : sa rigidité peut provoquer l’immobilisme, voire la tétanie lorsqu’il s’agit de s’adapter à un changement de contexte ou à un nouveau besoin émergent.
  • La méthode agile : basée sur le principe d’adaptation permanente, cette méthode vise à procéder par itérations, en impliquant les collaborateurs dès le départ, avec une approche centrée sur l’utilisateur. Elle offre une souplesse d’adaptation aux changements de tout ordre.

Pour ces raisons, nous préconisons la méthode agile, associée à une dose de pédagogie et de bienveillance, afin de mener la conduite du changement en emportant l’implication et l’adhésion des utilisateurs.

8. Envisager une solution sur mesure

Certains outils sont plus appropriés que d’autres aux spécificités d’une organisation, des processus documentaires métiers, des données à maîtriser, des spécialités concernées, etc.

Pour certaines activités de services, une solution intégrant la signature électronique est par exemple primordiale. D’autres entités vont concentrer leur attention sur la simplification des processus, rendue possible par la plateforme.

En fonction de vos attentes et de votre marché, deux choix s’offrent à vous :

  • La mise en place de solutions dites « sur étagère » : le fonctionnement et les possibilités sont standardisés. La plateforme existe, vous pouvez la paramétrer rapidement, et ce, jusqu’à un certain point. Ce choix comporte les risques suivants : à l’usage, vous pouvez rester frustré par le manque de fonctionnalités ou de flexibilité de la solution. Vous ne disposez pas exactement des capacités de personnalisation ou d’adaptation dans le temps dont vous aviez rêvé. Bref, vous plafonnez assez vite sur les gains constatés.
  • Le développement d’un logiciel métier sur mesure : en fonctionnant en mode agile avec votre fournisseur-partenaire Anakeen, vous obtenez une plateforme qui tient compte de toute la complexité de vos processus métiers et des spécifiés inhérentes à vos parties prenantes. Votre solution n’est pas livrable du jour au lendemain, mais vous disposez d’un environnement pérenne qui comble vos impératifs, et d’une faculté d’évolution dans le temps, tout en constatant des bénéfices métiers en hausse constante.

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