CRÉATION D’UNE APPLICATION
MÉTIER DE DÉMATÉRIALISATION
DU PROCESSUS D’ÉVALUATION
DES ORGANISMES EXERÇANT
DES MISSIONS DE CONTRÔLE ET D’AUDIT
A propos du Cofrac
Unique instance nationale
d’accréditation
Le Cofrac (Comité français d’accréditation), mis en place par les pouvoirs publics en 1994, est une association privée sans but lucratif qui exerce comme seule activité l’accréditation des organismes d’évaluation de la conformité, dans tous les domaines.
L’accréditation est un processus permettant d’évaluer et reconnaître la compétence et l’impartialité d’établissements chargés à leur tour d’évaluer la conformité des biens, des services ou des personnes. A ce titre, cette activité à été reconnue d’intérêt général depuis 2008. Instrument de confiance pour les consommateurs, c’est aussi un atout concurrentiel pour les entreprises accréditées. Les accréditations du Cofrac sont reconnues dans plus de 90 pays.
Ce sont plus de 170 collaborateurs qui travaillent au Cofrac, s’appuyant sur un vivier de 1800 évaluateurs et experts techniques pour mener leur activité.
1. L’enjeu
Dématérialiser le processus d’évaluation pour gagner en efficacité
En 2017, plus de 2000 rapports d’évaluation au format papier ont été produits et diffusés par l’instance d’accéditation. Pour gagner en efficacité et faciliter le processus métier, le Cofrac a décidé de s’équiper d’une application métier pour dématérialiser le processus d’évaluation permettant d’accréditer les organismes. L’enjeu était de faciliter la constitution des rapports d’évaluation et l’accès aux informations pour l’ensemble des parties prenantes, en proposant un outil logiciel fiable, sécurisé, attractif, et simple d’utilisation.
2. La solution
Une application web pour saisir, modifier et consulter les rapports d’évaluation
L’application e-folio développée grâce à Anakeen Platform permet aux organismes, aux évaluateurs ainsi qu’aux internes du Cofrac de saisir et d’éditer les éléments relatifs au processus d’accréditation ainsi que de créer, consulter et publier les rapports d’évaluation. Les collaborateurs du Cofrac mettent à disposition le dossier de mission dans e-folio et les organismes y déposent les documents demandés. Les évaluateurs accèdent ensuite à chaque dossier et saisissent le rapport d’évaluation directement dans l’application via des formulaires préremplis. Un mode hors-ligne permet aux évaluateurs de travailler sans couverture réseau. Plusieurs personnes peuvent travailler sur le même rapport ; les contributions sont assemblées automatiquement dans l’application. Une fois clôturé, le rapport est généré automatiquement puis diffusé.
3. Le résultat attendu
Un processus métier accéléré
et plus efficace avec e-folio
Les rapports d’évaluation sont désormais plus rapides à établir grâce à e-folio ; la consultation des rapports d’évaluation est également simplifiée. L’application permet d’extraire plus facilement des informations sur l’ensemble des évaluations saisies, pour fournir des indicateurs de performance pertinents. La confidentialité et la sécurité des informations sont garanties dans e-folio grâce à un système d’identification unique pour chaque évaluateur. Cette application constitue une première étape vers une dématérialisation plus large des activités d’accréditation.
